For at opnå gratis adgang til LER skal myndigheder og forskere indsende en udfyldt erklæring til LER-sekretariatet.

Hvis adgangen ønskes overdraget til en tredjepart, skal der desuden udfyldes en fuldmagt, som ligeledes skal fremsendes til sekretariatet. Tredjeparten er underlagt de samme vilkår og begrænsninger som den pågældende myndighed eller forsker.

Den gratis adgang giver mulighed for at forespørge efter oplysninger om ledningsejere i LER – ikke selve ledningsoplysningerne. Brugeren modtager en kvittering for den gratis forespørgsel, men der udsendes ikke anmodninger om ledningsoplysninger til ledningsejerne. Forespørgselstypen kan derfor ikke anvendes som grundlag for gravearbejde. Hvis der skal indhentes egentlige ledningsoplysninger forud for et gravearbejde, skal dette ske ved at oprette en almindelig graveforespørgsel i LER.